Logiciels cloud : avantages et limites pour les entreprises

Les logiciels cloud peuvent aider une entreprise à mettre en place des applications plus rapidement, à donner accès aux équipes réparties sur plusieurs sites, à partager des informations à jour et à réduire la maintenance des serveurs applicatifs. Leur principal avantage tient à un changement de responsabilité : un prestataire prend en charge des tâches que le client devrait autrement réaliser ou sous-traiter.

Une équipe qui compare des applications professionnelles doit mettre ces avantages en regard des frais récurrents, de la dépendance à Internet, des évolutions du produit et du travail nécessaire pour transférer les données ailleurs. Ce guide compare neuf avantages à leurs limites, explique les responsabilités qui restent et propose une liste de critères pour évaluer les prestataires. Une application cloud peut simplifier le quotidien lorsque ses fonctions, la répartition des responsabilités et le contrat conviennent à l'organisation. Elle n'est pas automatiquement moins chère, plus sûre ou plus fiable que les autres solutions.

Qu'est-ce qu'un logiciel cloud ?

Un logiciel cloud s'appuie sur des services hébergés à distance pour tout ou partie de ses fonctions. Il peut être utilisé dans un navigateur, une application mobile, un client de bureau ou par une intégration avec un autre système. La gestion de la relation client, la comptabilité, la gestion de projet, l'édition de documents et le support client en sont des exemples.

Le terme est souvent employé comme synonyme de Software as a Service, ou SaaS, mais son sens est plus large. Selon la définition du SaaS du NIST, les clients utilisent une application exploitée par le prestataire sur une infrastructure cloud. Ils ne gèrent ni les serveurs ni les systèmes d'exploitation sous-jacents, même s'ils peuvent configurer certains paramètres de l'application.

« Logiciel cloud » peut aussi désigner un logiciel traditionnel hébergé à distance ou une application de bureau connectée à un service en ligne. Le mot cloud et la facturation par abonnement ne prouvent pas que le prestataire exploite l'application complète. Vérifiez qui installe, met à jour, prend en charge et sauvegarde chaque composant.

Le mode de fourniture du logiciel constitue un aspect du sujet plus large des avantages du cloud computing. Ici, la comparaison porte sur ce qui change pour les personnes qui utilisent et administrent une application professionnelle.

Logiciels cloud, applications locales et logiciels auto-hébergés

Une application installée localement s'exécute sur un appareil. Une application auto-hébergée est exploitée par le client ou l'administrateur qu'il a choisi, sur du matériel local ou une infrastructure cloud louée. Ces situations sont différentes : une application web auto-hébergée peut accueillir des utilisateurs distants, tandis qu'une application de bureau peut dépendre de services en ligne.

Critère	Application cloud exploitée par le prestataire	Application locale ou auto-hébergée
Accès	Navigateurs ou clients compatibles, selon la connexion et les règles d'accès	Utilisation locale, en réseau ou à distance, selon la conception
Mise en place	Comptes, configuration, migration et intégrations	Déploiement de l'application et hébergement éventuel, puis configuration et migration
Maintenance	Le prestataire exploite l'application hébergée ; le client en administre l'utilisation	Le client ou un sous-traitant assure la maintenance des composants déployés
Mises à jour	Le prestataire contrôle les versions hébergées ; les clients et intégrations peuvent demander un suivi	Un meilleur contrôle du calendrier est possible, dans les limites du support et de la sécurité
Utilisateurs et capacité	Évolution par les offres, licences et quotas	Évolution selon les licences, les ressources et les outils de déploiement
Structure des coûts	Souvent un abonnement, avec d'éventuels frais d'usage et options	Licences ou abonnements, hébergement ou matériel, maintenance et temps de travail
Personnalisation	Paramètres, extensions et API autorisés par le produit	Modifications potentiellement plus poussées, si le logiciel et sa licence le permettent
Travail hors ligne	Fonctions disponibles selon le produit et la préparation	Les fonctions locales peuvent continuer ; la licence ou certaines fonctions connectées peuvent exiger un réseau
Contrôle et localisation	Dans les limites des options et accords proposés par le prestataire	Contrôle direct potentiellement plus étendu, avec le travail d'exploitation correspondant

Comparez les produits selon les mêmes exigences. Il serait trompeur de comparer un essai cloud déjà configuré à un système auto-hébergé construit de zéro, ou un abonnement cloud au seul prix d'achat d'une licence locale.

Neuf avantages concrets des logiciels cloud

La présentation des avantages du SaaS par IBM cite la réduction du travail de mise en place et les mises à jour gérées par le prestataire parmi les bénéfices possibles. Pour un acheteur, la question utile est de savoir quelles tâches un produit précis supprime et ce que l'équipe doit faire pour en tirer parti.

1. Une mise en place plus rapide, sans construire l'environnement applicatif

Lorsque le prestataire exploite déjà l'application, une équipe peut commencer par configurer un espace de travail et ajouter des utilisateurs. Elle peut éviter d'installer un serveur applicatif, une base de données et un processus de déploiement pour ce produit. Un essai limité devient ainsi plus facile à organiser.

La mise en œuvre comprend toujours les autorisations, la préparation des données, les imports, les intégrations, la formation et les validations. Ouvrir un compte dans un outil de support est une petite tâche ; migrer l'historique des demandes et définir les règles d'escalade peut constituer l'essentiel du projet. Mesurez le délai nécessaire pour disposer d'un processus utilisable, pas seulement pour créer un compte.

2. Un accès depuis plusieurs sites et appareils compatibles

Une application en ligne partagée peut permettre à une personne sur le terrain de mettre à jour une intervention pendant qu'un collègue au bureau consulte son état. L'équipe financière et un comptable externe peuvent utiliser le même service sans maintenir une connexion à un serveur installé sur l'ordinateur d'un salarié.

L'accès dépend des navigateurs ou applications compatibles, de l'authentification, de la qualité du réseau et des règles de l'entreprise. Un téléphone peut permettre de valider une demande sans donner accès à toute l'interface d'administration. Testez les tâches et appareils réellement utilisés, sans supposer qu'un accès par navigateur rend toutes les fonctions disponibles partout.

3. Une collaboration autour de données partagées

Les applications cloud peuvent offrir aux collègues un espace commun pour mettre à jour un projet, une fiche client, un document ou une écriture comptable. Cela peut réduire l'envoi de pièces jointes et le rapprochement de feuilles de calcul séparées. Selon le produit, la coédition, les commentaires et les notifications peuvent aider à revoir le travail ensemble et à identifier les personnes qui ont modifié une donnée.

Le bénéfice dépend des fonctions collaboratives du produit et des habitudes de l'équipe. Un tableau de projet partagé exige des responsables identifiés et des mises à jour cohérentes. Un éditeur de documents demande des autorisations adaptées et un processus de révision. Réunir les informations dans un service n'empêche pas les doublons, les modifications contradictoires ou les données erronées ; cela donne à l'équipe des outils pour les gérer.

4. Des mises à jour et correctifs centralisés

Le prestataire peut mettre à jour une application hébergée sans demander à chaque client de déployer la nouvelle version côté serveur. Les administrateurs consacrent moins de temps à coordonner ces installations et à vérifier la compatibilité des versions entre environnements.

Les clients doivent encore maintenir les navigateurs, clients locaux, extensions et intégrations concernés. Ils doivent aussi anticiper les changements de fonctions et d'interfaces. Vérifiez les annonces de versions, les environnements de test et les possibilités de contrôle des mises à jour, surtout si le logiciel soutient une activité difficile à interrompre.

5. Moins d'infrastructure locale à exploiter

Remplacer une application exploitée par le client par un SaaS peut supprimer la nécessité de gérer ses serveurs, sa base de données et son système d'exploitation. Une petite équipe informatique peut ainsi avoir moins de systèmes à mettre à jour, surveiller et remplacer.

Le périmètre compte. Migrer une application ne supprime ni le réseau du bureau, ni les appareils des salariés, ni tous les besoins de sauvegarde. L'administration et la gestion du fournisseur restent nécessaires. Identifiez les systèmes qui pourront effectivement être retirés et le travail qui restera avant d'estimer le bénéfice.

6. Des changements plus simples du nombre d'utilisateurs et de la capacité

Un administrateur peut parfois ajouter des comptes, attribuer des licences ou demander davantage de stockage depuis une seule console. Pour un nouveau bureau ou un projet temporaire, cette démarche peut être plus simple que l'extension d'un environnement applicatif exploité par le client.

L'évolution reste limitée par l'offre et le contrat. Davantage d'utilisateurs peuvent imposer une offre supérieure ; le stockage et l'usage des API peuvent avoir leurs propres plafonds. Supprimer un utilisateur peut couper son accès immédiatement tout en maintenant la licence payante jusqu'au renouvellement. Testez l'augmentation comme la réduction, y compris leurs effets sur les données conservées et les intégrations.

7. Des budgets récurrents et des économies possibles

Un abonnement peut remplacer certains achats initiaux de logiciels ou d'hébergement par des frais récurrents. Si le nombre de licences et les services inclus sont stables, le budget peut devenir plus facile à expliquer et à suivre.

Calculez le coût sur toute la période d'utilisation prévue. Incluez la mise en œuvre, les licences, les options, le support, les intégrations, le stockage, l'administration et la sortie du service. Un prix mensuel affiché peut exiger un engagement annuel. La prévisibilité est utile, mais elle ne signifie pas un coût total inférieur.

8. La continuité d'activité au-delà d'un lieu de travail ou d'un appareil

Si les données de l'application sont accessibles dans un service exploité par un prestataire, la perte d'un ordinateur de bureau ne supprime pas nécessairement la seule copie utilisable de l'équipe. Les salariés peuvent parfois continuer depuis un autre appareil ou lieu autorisé. La reprise gérée par le prestataire peut aussi réduire le travail que le client devrait organiser lui-même.

Vérifiez ce que couvrent réellement la reprise après sinistre et les sauvegardes. Rétablir un service après une panne d'infrastructure, annuler une suppression accidentelle et récupérer l'historique d'un client répondent à des besoins différents. Redondance, synchronisation, historique des versions et sauvegardes indépendantes ne sont pas interchangeables. Identifiez les durées de conservation et testez le mode de récupération nécessaire pour éviter une perte durable des données.

9. Des intégrations avec d'autres applications professionnelles

Les API, connecteurs et webhooks peuvent permettre aux applications d'échanger des informations. Une demande de support pourrait créer un ticket pour une équipe technique, ou une dépense approuvée entrer dans un processus comptable. Une connexion fonctionnelle peut réduire la saisie répétée de données.

Il faut toujours définir la correspondance des données, choisir les autorisations, traiter les erreurs et maintenir la connexion. Vérifiez si l'intégration dépend du fournisseur du logiciel ou d'un autre prestataire, si elle coûte plus cher et qui intervient en cas de panne. L'automatisation est utile lorsque les erreurs sont visibles et que les données restent compréhensibles.

Quelles responsabilités de sécurité et d'exploitation restent ?

Dans une application SaaS exploitée par le prestataire, l'hébergement, le système d'exploitation du serveur et les versions applicatives relèvent généralement de celui-ci. Le contrat et la documentation du service en précisent le détail. Un hébergement distant ne suffit pas à établir que le prestataire assure aussi la maintenance de l'application.

Les indications de Microsoft sur la responsabilité partagée montrent que les clients conservent des tâches importantes concernant les données, les identités, les paramètres et les appareils, même lorsqu'une part croissante de la technologie est gérée pour eux. Cette distinction opérationnelle ne remplace pas le contrat du service.

Le client décide qui doit accéder au service, configure les autorisations, protège les appareils, gère les intégrations, forme les utilisateurs et évalue le fournisseur. La conservation des données, leur récupération et les modalités de départ doivent aussi avoir un responsable. L'entreprise décide toujours quelles informations ont leur place dans l'application et comment les personnes doivent l'utiliser.

Les recommandations du NCSC pour utiliser le SaaS en sécurité préconisent de gérer les utilisateurs tout au long de leur présence dans l'organisation, d'utiliser une authentification forte, de limiter les privilèges et de surveiller le service. Notre guide de la sécurité du cloud présente les contrôles dans un contexte plus large.

Les inconvénients et limites à examiner avant de s'engager

La dépendance à la connexion et au prestataire

Une panne du prestataire, de la connexion locale ou du service d'identité peut empêcher l'accès. Déterminez combien de temps chaque activité peut s'arrêter et quelles tâches demandent une solution de repli. Un avoir prévu au contrat ne traite pas les commandes et ne rétablit pas l'accès pendant un incident.

Certaines applications permettent de travailler hors ligne. La documentation du mode hors connexion de Google Docs explique, par exemple, la préparation nécessaire dans le navigateur et la mise à disposition des fichiers avant de se déconnecter. Il s'agit d'une capacité propre au produit : testez les documents, appareils et actions nécessaires à l'équipe, y compris la synchronisation après la reconnexion.

Les frais récurrents et l'évolution des conditions

Examinez les dates de renouvellement, le nombre minimal de licences, les délais de préavis, les hausses de prix, les frais de stockage et les niveaux de support. Une offre adaptée à une petite équipe peut devenir coûteuse lorsque l'usage augmente ou qu'un contrôle nécessaire passe dans une offre supérieure. Tenez un inventaire des abonnements et supprimez les doublons inutiles lorsque les contrats le permettent.

Un contrôle plus limité des fonctions et de la personnalisation

Un prestataire peut modifier une interface, retirer une intégration ou arrêter un produit. Les clients ne peuvent généralement pas conserver indéfiniment une ancienne version hébergée. Si une capacité précise est indispensable, vérifiez les engagements de support et les solutions de remplacement avant de construire un processus autour d'elle.

Un logiciel auto-hébergé peut autoriser des modifications plus poussées, à condition que sa conception et sa licence le permettent. La personnalisation crée aussi du travail de maintenance et peut compliquer les mises à niveau. Comparez la modification nécessaire, plutôt qu'une préférence générale pour le contrôle.

La localisation des données, la confidentialité et la dépendance au fournisseur

Demandez où le service traite et conserve les données, y compris les sauvegardes, les journaux et les accès du support. Un choix de région peut ne concerner qu'une partie du service. Notre guide sur la localisation des données dans le cloud explique les distinctions à vérifier. Les exigences de confidentialité et de conformité dépendent des données et de leur utilisation ; un intitulé cloud ou un nom de pays ne suffit pas à les satisfaire.

Un bouton d'export ne prouve pas qu'une autre application pourra exploiter le résultat. Testez les enregistrements, pièces jointes, relations, commentaires et historiques nécessaires. Confirmez ce qui est exclu, le délai d'export et le moment où l'accès prend fin.

La documentation d'export des données d'organisation de Google Workspace précise, par exemple, les exigences administrateur, les exclusions et une période d'attente. Elle indique aussi que les données des services principaux de Workspace sont exclues si l'abonnement est annulé ou suspendu. Organisez et vérifiez les exports nécessaires avant de quitter un service, selon les règles propres à son prestataire.

Quand choisir un logiciel cloud ?

Une application cloud mérite souvent d'être évaluée lorsque les équipes travaillent sur plusieurs sites, ont besoin de données partagées ou souhaitent utiliser une application standard sans exploiter son hébergement. Elle peut aussi convenir à une petite équipe dont les ressources informatiques disponibles sont plus utiles pour administrer le produit que pour maintenir ses serveurs.

Prenons l'exemple fictif d'une entreprise de services qui choisit un outil de gestion des interventions. Les salariés doivent attribuer des tâches, joindre des photos et consulter les mises à jour depuis différents lieux. Une application exploitée par un prestataire pourrait répondre à ces besoins avec moins de travail d'hébergement, à condition que ses fonctions mobiles, ses autorisations, son export et son support répondent aux exigences de l'entreprise.

Le choix doit être revu si une tâche indispensable échoue lors des essais. Si les techniciens perdent régulièrement leur connexion, une saisie hors ligne utilisable peut compter davantage qu'une longue liste de fonctions. Si les données ne peuvent pas être exportées avec leurs pièces jointes, l'équipe doit comprendre cette limite avant de transférer son historique.

Quand préférer un logiciel local ou auto-hébergé ?

Une application locale peut être plus adaptée lorsque des tâches essentielles doivent continuer sans réseau, reposent sur des équipements spécialisés ou demandent des fonctions absentes d'un produit hébergé. Une solution auto-hébergée peut convenir à une organisation qui a des besoins de configuration précis et le personnel nécessaire pour l'exploiter.

Les données sensibles demandent une évaluation concrète des contrôles disponibles et des obligations applicables. Leur sensibilité ne prouve pas, à elle seule, qu'un hébergement local est plus sûr. L'organisation doit pouvoir sécuriser, maintenir, surveiller et restaurer le système qu'elle choisit.

Le coût à long terme peut aussi favoriser une solution locale ou auto-hébergée, selon les conditions de licence, l'utilisation, les ressources existantes et le personnel. Incluez la maintenance et le remplacement dans cette comparaison. Différentes applications d'une même organisation peuvent raisonnablement suivre différents modes de fourniture.

Comment évaluer un fournisseur de logiciels cloud ?

Organisez un essai limité autour d'un processus réel et des incidents possibles. Consignez les éléments qui répondent à ces questions avant d'élargir l'utilisation :

1. Le produit répond-il au besoin réel ? Demandez aux utilisateurs de réaliser leurs tâches habituelles sur les appareils compatibles. Incluez l'accessibilité, les collaborateurs externes, les validations et les rapports.
2. Qui gère chaque tâche ? Documentez l'installation, les mises à jour, la configuration, le support, l'administration des comptes, les sauvegardes et la restauration. Désignez un responsable interne du service.
3. Les accès peuvent-ils être contrôlés et revus ? Testez l'authentification, les rôles, les accès invités, les journaux d'audit, la récupération des comptes et le retrait des accès d'une personne qui quitte l'organisation. Vérifiez quelles fonctions exigent une offre payante.
4. Que se passe-t-il lors d'une interruption ? Examinez les engagements de service, la communication en cas d'incident, la disponibilité du support, le fonctionnement hors ligne et le processus de repli de l'équipe. Testez la récupération de données représentatives.
5. Le produit se connecte-t-il aux systèmes utilisés ? Testez l'intégration nécessaire dans les deux sens, s'il y a lieu. Incluez le traitement des erreurs, les autorisations, les limites de requêtes, la responsabilité et les frais supplémentaires.
6. Où vont les informations ? Examinez les lieux de traitement, la conservation, les accès du prestataire, les sous-traitants et les conditions de suppression selon l'usage prévu.
7. Quel sera le coût sur la période choisie ? Estimez les utilisateurs et usages prévus, puis un scénario de croissance. Incluez la mise en service, le support, les intégrations, le renouvellement et la migration vers une autre solution.
8. Pouvez-vous partir avec des données utilisables ? Réalisez un export d'essai et ouvrez-le ailleurs. Vérifiez que les champs essentiels, pièces jointes et relations sont conservés, puis documentez les étapes de résiliation et de suppression.

L'application dépend aussi d'une infrastructure sous son interface. Les équipes qui évaluent leur propre hébergement peuvent consulter la présentation de l'architecture Hivenet pour examiner les questions distinctes de l'infrastructure, du placement des données, du contrôle opérationnel et des interfaces. Ces questions complètent l'évaluation d'une application ; elles ne rendent pas les services d'infrastructure équivalents à un SaaS professionnel.

Questions fréquentes

Quel est le principal avantage d'un logiciel cloud ?

Pour une application exploitée par le prestataire, le principal avantage est la réduction du travail d'hébergement et de maintenance pour le client. Une mise en place plus simple, des données partagées et l'accès depuis plusieurs lieux peuvent en découler, selon le produit et son utilisation par l'équipe.

Un logiciel cloud est-il toujours un SaaS ?

Les termes se recoupent souvent. Le SaaS est un modèle de service défini dans lequel le prestataire exploite l'application sur une infrastructure cloud. Logiciel cloud est une désignation plus large qui peut aussi couvrir des applications hébergées à distance et des outils combinant des composants locaux et en ligne.

Les logiciels cloud coûtent-ils moins cher ?

Ils peuvent réduire certains achats initiaux et certaines tâches d'exploitation. Le total dépend des abonnements, du nombre d'utilisateurs, des fonctions, de la mise en œuvre, du support, des intégrations et de la durée d'utilisation. Comparez des solutions complètes, en incluant le coût de maintenance des logiciels locaux.

Les logiciels cloud sont-ils sûrs ?

La sécurité dépend des contrôles du prestataire et de la configuration, des comptes, des appareils et des pratiques du client. Examinez ces responsabilités et testez les contrôles nécessaires pour les données concernées. Le mode de fourniture ne prouve à lui seul ni la sécurité ni la conformité.

Peut-on utiliser un logiciel cloud hors ligne ?

Certains produits permettent certaines tâches hors ligne après préparation. D'autres exigent une connexion pour leurs fonctions essentielles. Vérifiez les données disponibles, les modifications possibles et le comportement de la synchronisation au retour de la connexion.

Quels sont les principaux inconvénients ?

Ils comprennent la dépendance au prestataire et à la connexion, les frais récurrents, le contrôle limité des évolutions du produit, la personnalisation restreinte et une migration des données potentiellement difficile. Leur importance dépend des tâches prises en charge et des autres solutions que l'organisation peut exploiter.